EVENTOS ONLINE EVENTOS ONLINE
Cliente: Digital Future Society
Sector: Transformación Digital
Lugar: 100% Online
Año: 2020
#estrategia #creatividad #producción #diseño #regiduria #eventosonline
Sesión de Trabajo sobre Tecnología y Clima
Briefing. Digital Future Society (DFS) crea soluciones desde los desafíos que presenta el avance digital para acercarlas a la ciudadanía, trabajando en cuatro áreas clave: innovación pública; confianza y seguridad digital; crecimiento equitativo; e inclusión y empoderamiento ciudadano.
En plena pandemia DFS nos planteó desarrollar sus eventos online. Comenzamos con grupo de trabajo sobre Tecnología y Clima, reuniendo participantes del sector publico, privado y sociedad civil para la creación de un informe de conclusiones sobre la temática. Teníamos que crear la atmósfera adecuada para comunicar de la manera más efectiva posible y dinamizar la aportaciones de cada parte en un formato ágil y participativo.
Se nos presentaron varios retos: crear un formato que rompiera con la frialdad del formato virtual y conectar con los participantes de una manera más cercana.
01 Estrategia.
Después de largas sesiones de creatividad, llegamos a la conclusión de que pasar el evento presencial al online sin más no era acertado.
Reconfiguramos el formato poniendo foco en la duración del evento, el ritmo, los facilitadores y el contenido, así como todas las necesidades técnicas definidas al detalle para cada momento.
De cara a tener un nexo físico y común en estos eventos híbridos, enviamos una caja de experiencia a cada participante cuyo contenido combinaba objetos para cada área del evento, parte técnica, temática general y dinámicas, networking y comunicación de marca.
02 Resultado.
¿Cuál fue el secreto del éxito? Ensayar, ensayar y ensayar.
Conseguimos una reunión productiva que creó expectación desde el principio gracias a nuestra caja de experiencia. Integró a los participantes durante dos sesiones en un ambiente amable y optimo que dio rienda suelta a sus contribuciones. Esto nos llevó a superar expectativas y alcanzar los objetivos buscados desde un inicio.
03 Ensayos.
Después de 2 años realizando eventos online, la experiencia nos ha enseñado que los ensayos en la fase final de la producción son imprescindibles para una ejecución fluida, prever posibles contratiempos y disfrutar del directo, que aunque suene a utopía, es posible.
Estos ensayos afectarán en positivo a la experiencia de tu audiencia. Los ensayos pueden contribuir en gran medida a garantizar el éxito de los eventos online porque estarán solucionando todos los problemas que afectarían negativamente la experiencia de los asistentes. Las conexiones a internet, encuadres, transiciones no planeadas o micrófonos no silenciados, cualquier pequeño detalle es más fácil de controlar con ensayo, ensayo y ensayo.
04 Caja de Experiencia.
Nuestra caja de experiencia, Circular Box, contaba con un doble uso. No solo se trataba de la expectación creada o del uso de su contenido para cada momento del evento, sino que la propia caja se reciclaría como improvisado macetero a través de una plancha de turba y unas semillas de aromáticas.
Plantaríamos una semilla para hacer crecer un trabajo de colaboración futuro entre los participantes.
*Evento realizado en colaboración con Vera Ciria.